Accompagner Domanys dans l’animation de sa modélisation et l’obtention d’une certification
Domanys (Office Public de l’Habitat) est le principal bailleur social de l’Yonne depuis 1950, à mi-chemin entre Paris et Dijon.
Notre besoin initial était d’obtenir la certification Qualibail en 2012. Nous sommes devenus le 1er organisme de Bourgogne Franche-Comté certifié et plusieurs autres certifications se sont ajoutées à notre démarche par la suite.
- Bailleur social
- 170 salariés – 43% du parc locatif de l’Yonne
- Auxerre (89)
Cas client Domanys
Contexte
Chez Domanys, la démarche de certification est centrale. Il y a en parallèle d’autres enjeux liés à la gestion de l’organisation.
Disposant de plusieurs agences sur le territoire, ils se sont rendus compte que les collaborateurs n’utilisaient pas les mêmes outils (modèles, documents, etc.). Leur première volonté était donc d’harmoniser les méthodes de travail au sein des agences.
Afin que les processus et procédures deviennent un réflexe pour les collaborateurs, l’une des exigences est de prioriser une formalisation intuitive et accessible pour tous.
Aujourd’hui, PYX4 nous permet d’animer en direct la schématisation des processus/procédures et de créer un engouement auprès des équipes. Lorsque la réunion est terminée, la modélisation aussi.
Kipré GUERO
Responsable contrôle de gestion et contrôle interne
DOMANYS
Bailleur social
3 mots pour résumer l’expérience PYX4
Efficient
Ludique
Structurant
En bref
Comment harmoniser les pratiques et mettre en place des processus communs ?
Objectifs
- À moyen terme :
Obtention de la certification ISO
Contexte
- Environ 9 000 logements sur 200 communes
- 44% du parc social de l’Yonne
Résultats
- 530 graphes réalisés
- 285 documents reliés
- Création : Plus de 2 heures de gain par processus et procédures.
- Diffusion et validation : 1 à 3 jours gagnés par process et/ou document métier.
- 20% de réduction d’incidents (non-respect d’une procédure ou d’un mode opératoire).
Solutions
Domanys utilise le module PYX4 Process
Découvrez la solution intégrée chez Domanys et démarrez une démarche similaire répondant à vos enjeux et objectifs.
Nos équipes sont présentent pour répondre à vos questions.
Interview
Kipré GUERO / Responsable contrôle de gestion et contrôle interne
Comment avez-vous connu notre solution ?
Nous avons connu la méthodologie PYX4 (Qualigram) en 2012 suite à la réponse à notre appel d’offres public : “Fourniture et installation d’un logiciel de gestion des processus et procédures de contrôle interne”.
En quoi notre outil répond-il à des problématiques spécifiques à votre secteur ?
Nous ne disposons pas d’exemples spécifiques par le passé. Toutefois, c’est un avantage en ce moment au vu de la mise en place de la loi Elan. En effet, la méthodologie PYX4 nous permet de disposer d’une base de travail avec les autres structures qui composent la nouvelle SAC (société anonyme de coordination). Exemple : travail sur la mise en place des dispositifs de maîtrise interne.
Quels sont les objectifs à moyen terme de votre service ?
L’objectif à moyen terme est d’avoir une organisation qui tend vers la certification ISO.
En termes de validation et de diffusion de votre référentiel (process et/ou document métier), selon vous combien de temps PYX4 vous fait gagner ?
Selon nous, cela nous fait gagner entre une journée à 3 jours par process et/ou document métier.
Et en termes de création ?
Plus de deux heures de gain par processus et procédures.
Est-ce que PYX4 vous permet de limiter les incidents liés à la mauvaise exécution d’un processus (non-respect d’une procédure ou d’un mode opératoire)?
Oui, allant jusqu’à 20% de ce type d’incidents.
Comment jugez-vous la qualité du service apporté par les équipes de PYX4 lors de la mise en place de la solution ?
Nous donnons une note de 9/10 sur la qualité de service PYX4. La seule remarque que nous pouvons faire est le temps afin d’accéder aux nouvelles demandes d’évolution du produit.
Depuis la mise en place de PYX4, avez-vous déjà pu observer des changements dans votre quotidien à votre poste?
C’est le jour et la nuit. Auparavant la modélisation était réalisée sur un bout de papier, avec les opérationnels lors de réunions, puis retranscrites sur Word/Excel. Pour enfin être publié sur le serveur interne, via le format pdf. C’était long et fastidieux.
Aujourd’hui, PYX4 nous permet d’animer en direct la schématisation des processus/procédures et créer un engouement auprès des équipes. Lorsque la réunion est terminée, la modélisation aussi. Ce qui permet de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.
Enfin le fait de pouvoir suivre la mise à jour des documents au fil de l’eau permet d’avoir la garantie que les collaborateurs disposent de la dernière version et la bonne.
Si vous deviez choisir 3 mots pour résumer votre expérience avec notre marque, lesquelles vous viendraient à l’esprit ?
“ Efficience – Ludique – Structurant”
Cas clients PYX4
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