Pour beaucoup de collaborateurs, rédiger des procédures est davantage perçue comme une contrainte administrative que comme un levier d’amélioration continue. Ainsi, mobiliser ses collaborateurs dans la rédaction des procédures est un défi de taille, mais nécessaire pour garantir que que la msse en place de la démarche processus soit connectée aux réalités du terrain.
Pour mobiliser vos collaborateurs dans la rédaction des procédures, privilégiez la co-construction. Chacun devient acteur et expert de ses propres missions. Vous pouvez par exemple organiser des ateliers dédiés, responsabiliser les acteurs ou vous doter du bon outil.
Pourquoi rédiger des procédures ?
Une procédure permet d’assurer un mode de fonctionnement identique dans toute l’organisation, ainsi qu’un résultat constant pour une opération donnée. Elle définit et répartit les responsabilités pour des tâches précises. En résumé, elle doit permettre de répondre à la question : qui fait quoi ?
Dans une organisation, il n’est pas nécessaire de décrire toutes les activités sous forme de procédures. Il est, par contre, important de rédiger les procédures nécessaires et utiles en fonction d’un objectif défini.
En effet, la rédaction des procédures est intimement liée à la notion de risques : plus ceux-ci sont importants, plus décrire des procédures s’avère nécessaire. Cela peut même être un moyen pour maîtriser les risques, notamment au niveau des interfaces.
D’ailleurs, la norme ISO 9001 2026 évoque cette notion de gestion des risques et promouvoie encore l’approche proactive de la gestion des risques.
Dans quels cas peut-on rédiger une procédure ?
La décision de rédiger une procédure peut être prise pour plusieurs raisons :
- Dans le cadre d’une mesure de prévention d’un risque (insatisfaction client, non-conformité produit, …)
- Afin de standardiser des méthodes et des modes de fonctionnement en vue d’optimiser des performances et de généraliser l’adoption des bonnes pratiques
- Pour formaliser des savoir-faire centralisés sur une personne clé, afin de pouvoir pallier à son absence ou son remplacement
- Afin de clarifier les responsabilités, éviter les doublons et identifier les tâches non affectées
- Pour donner à des utilisateurs l’accès à un support sur des activités qu’ils n’accomplissent pas souvent (par exemple une procédure de gestion de crise), permettant ainsi obtenir rapidement des informations clés
Nos 8 conseils pour mobiliser vos collaborateurs dans la rédaction des procédures
1) Privilégier les ateliers de travail participatifs
Vous pouvez organiser ces ateliers en conviant les représentants des différentes parties concernées. L’idée est de faire de ces ateliers des moments d’échange pour obtenir une vision globale des procédures à rédiger. Cela évite les zones floues où une étape est oubliée car elle se situe à la frontière entre deux services par exemple.
2) Inviter les parties prenantes internes
Une procédure s’insère dans un processus, qui fait partie de la chaîne de valeur de l’organisation. Pour être certain d’aligner les pratiques, nous vous conseillons d’inviter toutes les parties prenantes concernées (clients et fournisseurs internes), afin qu’elles puissent faire part de leurs différentes attentes. Ainsi, vous créez immédiatement un alignement :
- le fournisseur comprend l’impact d’un dossier mal rempli par exemple
- le client peut exprimer ses besoins, évitant aux collaborateurs de produire des procédures inutiles
3) Exposer l’objectif et les bénéfices de la rédaction
Pour inciter vos collaborateurs à rédiger des procédures, vous devez répondre à la question “qu’est-ce que j’y gagne ?”. Personne n’aime documenter pour documenter. Pour lever les résistances, vous devez préparer un argumentaire précis qui présente les bénéfices et l’objectif de la rédaction collaborateurs y trouve un intérêt. Vous pouvez notamment citer :
- le bénéfice collectif : moins d’erreurs, un élément sur lequel se reporter, une meilleure organisation interne, une vision commune
- le bénéfice individuel : des réponses à des interrogations que certains collaborateurs pourraient se poser, une passation facilitée en cas de départ, un meilleur onboarding..
4) Responsabiliser les collaborateurs
Si c’est le responsable Qualité qui rédige la procédure, alors elle appartiendra à ce dernier. Si les collaborateurs rédigent, ils se l’approprient. Ainsi, vous devez vous assurer que ce sont les collaborateurs concernés par la procédure qui la rédigent. Ils utiliseront un vocabulaire commun et ancré dans leur quotidien. Le responsable Qualité jouera le rôle de facilitateur, en prenant des notes, en guidant la rédaction, en assurant l’uniformité des procédures des différentes activités.
5) Définir un cadre commun de rédaction
Pour que les procédures soient compréhensibles par tous, il est essentiel de s’appuyer sur une méthodologie précise et partagée. Cela garantit l’utilisation d’un langage simple et d’une charte graphique homogène (strctures, formes, couleurs…). Les procédures peuvent donc être comprises et consultées par tous, ce qui facilite notamment la formation de nouveaux collaborateurs par exemple.
Chez PYX4, nous nous appuyons sur la méthodologie Qualigram. Elle permet de modéliser vos processus et procédures simplement, grâce à un système de drag and drop. Vous construisez ainsi un référentiel commun, accessible à tous en à tout temps.
6) Valoriser l’existant
Si vous entamez une démarche BPM pour modéliser vos processus et décrire vos procédures, appuyez-vous sur ce qui fonctionne déjà au sein de votre organisation. Vos collaborateurs appliquent certainement déjà des pratiques qui fonctionnent. Les ateliers de rédaction doivent donc servir à officialiser ces bonnes pratiques.
C’est aussi le bon moment pour vous remettre en question : “On fait comme ça depuis 5 ans, mais est-ce encore la meilleure manière de faire ?”. L’idée étant à la fois de sécuriser ce qui fonctionne bien, mais aussi de revoir vos pratiques et pourquoi pas de les améliorer.
7) Intégrer les améliorations issues des ateliers
Si un collaborateur signale une mauvaise pratique ou un dysfonctionnement durant un atelier, vous devez le prendre en compte et ajuster la procédure en conséquence. Cela produit un double bénéfices :
- vous montrez au collaborateu que vous prenez en considération ses remarques et qu’il participe activement au fonctionnement de l’organisation
- il prend conscience que la procédure est un outil d’amélioration continue et non un outil de contrôle.
C’est ainsi que vous mettez en place une culture d’entreprise agile, où chacun se sent responsable de la performance de l’organisation.
8) Faire évoluer vos procédures dans le temps
Pour qu’une procédure reste utile, elle doit vivre et évoluer dans le temps. Pour cela, vous pouvez le faire via :
- une révision périodique : planifiez des ateliers tous les ans par exemple, pour vérifier l’adéquation de la procédure avec la réalité terrain.
- un retour terrain permanent : laissez la possiblité aux collaborateurs de signaler un dysfonctionnement ou une évolution nécessaire en temps réel, sans attendre les ateliers.
Mobiliser vos collaborateurs dans la rédaction des procédures grâce à PYX4
Pour faciliter l’implication de vos collaborateurs dans la rédactions des procédures, vous devez vous doter des outils qui facilitent la collaboration.
Notre suite logicielle est composée de trois modules complémentaires :
PYX4 Risk : enfin, pour compléter votre démarche, ce module vous permet d’identifier et de maîtriser les points critiques de vos procédures.
PYX4 Process : le module idéal pour lancer votre démarche et cartographier vos processus. C’est un premier pas vers l’inclusion de vos collaborateurs car chacun aura accès au référentiel, aux processus qui le concernent et aux procédures associées.
PYX4 Improver : pour implanter une véritable culture d’amélioration continue, il s’agit du module indispensable. Il permet à vos collaborateurs de faire remonter les dysfonctionnements depuis l’outil, et de transformer ces retours en plans d’actions.
Ces quelques conseils devraient vous permettre d’avoir toutes les clés nécessaires pour rédiger des procédures dans de bonnes conditions, avec des acteurs impliqués et motivés !
Image à la Une : Charles Deluvio – Unsplash
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