Comment mobiliser les collaborateurs dans la rédaction des procédures

Rédigez vos fiches de procédure en mobilisant vos collaborateurs !

La mobilisation des différents collaborateurs dans la rédaction des procédures est un élément fondamental pour la réussite d’une démarche processus. Avant de définir comment rassembler les équipes autour de cette tâche, posons-nous les bonnes questions.

Pourquoi formaliser les procédures ?

Une procédure permet d’assurer un mode de fonctionnement identique dans toute l’organisation ainsi qu’un résultat constant pour une opération donnée. Elle définit et repartit les responsabilités pour des tâches précises. En résumé, elle doit permettre de répondre à la question : qui fait quoi ?

Dans une organisation, il n’est pas nécessaire de décrire toutes les activités sous forme de procédures. Il est, par contre, important de rédiger les procédures nécessaires et utiles en fonction d’un objectif défini.

En effet, la rédaction des procédures est intimement liée à la notion de risques : plus ceux-ci sont importants, plus décrire des procédures s’avère nécessaire. Cela peut même être un moyen pour maîtriser les risques, notamment au niveau des interfaces.

D’ailleurs, la norme ISO 9001 dans sa version 2015 a évolué dans ce sens, puisqu’elle n’impose désormais plus de procédures documentées (on fait désormais référence à des informations documentées).

Dans quels cas peut-on rédiger une procédure ?

La décision de rédiger une procédure peut être prise pour plusieurs raisons :

• Dans le cadre d’une mesure de prévention d’un risque (insatisfaction client, non-conformité produit, …)
• Afin de standardiser des méthodes et des modes de fonctionnement en vue d’optimiser des performances et de généraliser l’adoption des bonnes pratiques
• Pour formaliser des savoir-faire centralisés sur une personne clé, afin de pouvoir pallier à son absence ou son remplacement
• Afin de clarifier les responsabilités, éviter les doublons et identifier les tâches non affectées
• Pour donner à des utilisateurs l’accès à un support sur des activités qu’ils n’accomplissent pas souvent (p.ex. procédure de gestion de crise), permettant ainsi obtenir rapidement des informations clés
• Comment mobiliser les collaborateurs ? (ou les incontournables pour mobiliser les acteurs à la rédaction des procédures)

Comment rédiger les procédures ?

Maintenant que la décision de rédiger une procédure est prise, il vous faut mettre toutes les chances de votre côté pour qu’elle soit appliquée ! Pour cela, l’implication des collaborateurs est essentielle et voici quelques conseils pour que leur engagement soit complet et pérenne.

Nos 8 conseils pour mettre en place des procédures avec succès :

1 – Privilégier les ateliers de travail participatifs pour la rédaction de procédures, avec des représentants des différentes parties concernées

2 – Lors de ces ateliers, penser à inviter les clients et fournisseurs internes afin qu’ils puissent faire part de leurs différentes attentes

3 – Penser à exposer clairement l’objectif de la rédaction de la procédure, préparer un argumentaire précis présentant les bénéfices de la rédaction de la procédure pour chacun des collaborateurs afin que tous y trouvent un intérêt

4 – S’assurer que les différents acteurs soient ceux qui rédigent les procédures, et non pas le responsable qualité : ils utiliseront ainsi un vocabulaire commun et ancré dans leur quotidien. En revanche, le responsable qualité pourra jouer le rôle de facilitateur, en prenant des notes, en guidant la rédaction, en assurant l’uniformité des procédures des différentes activités, etc.

5 – Définir un cadre commun de rédaction, garantissant l’utilisation d’un langage simple, des mêmes formes, couleurs, et qui soit compréhensible par tous, etc. Les procédures pourront ainsi être utilisées par tous et notamment dans le cadre de la formation des nouveaux embauchés

6 – Valoriser l’existant, tout en conservant la possibilité de remettre en question les modes de fonctionnement actuels, notamment si des dysfonctionnements sont récurrents

7 – Prendre en compte les améliorations à apporter aux procédures mises en avant par les acteurs lors des ateliers. Tâcher également d’y répondre, notamment dans le cadre de l’amélioration continue.

8 – Enfin, il est important de faire évoluer ces procédures dans le temps en fonction de la transformation des pratiques, des incidents, etc.

Ces quelques conseils devraient vous permettre d’avoir toutes les clés nécessaires pour rédiger des procédures dans de bonnes conditions, avec des acteurs impliqués et motivés !