Outil de gestion de la qualité : les 7 étapes pour réussir son implémentation 

Pourquoi digitaliser la gestion de la qualité en entreprise ?

Piloter un SMQ (Système de Management de la Qualité) avec des outils bureautiques classiques, comme Excel, peut freiner le déploiement d’une véritable démarche Qualité et peut rapidement montrer ses limites : manque de visibilité, difficulté dans la gestion des actions, faible traçabilité, revue des processus insuffisantes. 

Adopter un logiciel de gestion de la qualité a pour but de : 

• centraliser l’information au sein d’un seul outil
• structurer les processus et les rendre accessibles à tous et en tout temps
• piloter les actions
• gérer vos audits, identifier les non-conformités et renforcer le contrôle
• améliorer le management de la qualité
• assurer un meilleur contrôle des activités
• suivre des indicateurs de performance

L’objectif est de transformer votre SQM en un véritable outil stratégique, au service de la performance de votre entreprise, et non pas en contrainte documentaire. 

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Notre logiciel PYX4 s’appuie sur trois modules complémentaires. Vous pouvez notamment démarrer avec notre module dédié à la cartographie des processus pour construire un référentiel clair, structuré et partagé. 

Les prérequis d’une implémentation réussie

Déployer un outil de gestion de la qualité est une étape clé, mais ne suffit pas à garantir la réussite de votre démarche. Deux conditions sont essentielles pour réussir votre projet d’implémentation : 

• Le soutien de la Direction : sans sponsoring de sa part, votre démarche manquera de légitimité et d’impact. Son engagement est essentiel pour crédibiliser la démarche, faire adhérer le reste de l’organisation et assurer sa pérennité. 
• La clarté des objectifs : définissez clairement l’intérêt de votre démarche : Pourquoi souhaitez-vous vous doter d’un outil de gestion de la qualité ? À quelle problématique doit-il répondre ? 

Les 7 étapes clés d’intégration d’un projet d’outil de qualité

1) Cadrer le projet :  identifier les besoins des parties prenantes

Un outil de gestion de la qualité doit répondre aux besoins réels du terrain. 

Impliquez alors dès le départ les acteurs clés de l’entreprise (Direction, opérations, chefs de services…) et le département Qualité pour définir avec eux : 

• les objectifs de la démarche qualité : Réduction des coûts de non-qualité, augmentation de l’efficience globale de l’organisation, optimisation des processus, amélioration du contrôle, préparation d’audits, obtention d’une ?
• les irritants actuels : Perte d’informations, manque de traçabilité, complexité des outils existants…
• les indicateurs de performance (KPI) à suivre nécessaire au management et à la performance

2) Définir le cahier des charges

Le cahier des charges formalise les attentes fonctionnelles du futur logiciel de gestion de la qualité. Il doit répondre aux besoins identifiés à l’étape précédente. 

💡 Si votre objectif est de démocratiser la démarche Qualité et de la faire adopter par le plus grand nombre, nous vous recommandons de vous appuyer sur une méthode simple d’utilisation et intuitive (type la méthodologie Qualigram) pour rendre votre SMQ accessible à tous. 

3) Sourcer les produits du marché 

Comparez les différents logiciels de gestion de la qualité présents sur le marché en fonction de votre cahier des charges.

Votre benchmark doit s’appuyer sur trois volets : 

• Technique : l’outil répond-il à vos besoins ? 
• Accompagnement : est-ce que l’éditeur peut vous aider à mettre en place l’outil de manière fluide, en confiance et en accompagnant le changement ? 
• Financier : le coût est-il en adéquation avec votre budget ? 

Si aucun outil ne rentre dans votre budget, peut-être faut-il le revoir ? Vous avez peut-être été irréaliste, ou le ROI est trop optimiste ? 

💡Impliquez les parties prenantes qui ont participé au cahier des charges, ainsi que la Direction qui est le sponsoring du projet. 

4) Identifier les processus et la documentation métier existants

C’est à cette étape que le travail de terrain commence. En collaboration avec les chefs de services (qui seront potentiellement les futurs pilotes de processus), faites l’inventaire de la documentation existante. Chacun recense ses documents ainsi que les processus déjà, parfois dispersés dans différents outils ou systèmes.

Cette mise en commun permet au chef de projet de structurer la suite : organiser la migration des processus et de la documentation dans le logiciel choisi. 

Trois approches sont alors possible : 

1. Migration accompagnée par le prestataire : l’éditeur migre elle-même les documents, avec une phase de vérification et de validation par l’entreprise
2. Gestion en interne : les équipes s’occupent de la migration et en profitent pour faire le tri entre les documents à conserver, à mettre à jour ou à supprimer
3. Refonte complète (approche top-down) : l’entreprise repart de zéro en redéfinissant la cartographie globale, puis en modélisant les grands processus de l’organisation, puis les procédures et enfin les instructions de travail.

5) Diffuser et faire rentrer l’outil dans la culture d’entreprise

Votre nouvel outil doit s’insérer dans le quotidien de vos collaborateurs. Cela passe par une véritable conduite du changement :  

• Formation : les pilotes doivent évidemment être formés à l’outil et à la culture processus
• Accessibilité : déployez les accès à l’outil sur l’intranet, utilisez le SSO pour une connexion fluide et liez-le aux outils tiers de l’environnement des SI quotidiens des collaborateurs
• Acculturation : organisez des ateliers pratiques sur l’utilisation de l’outil. L’objectif est de faire de la Qualité une responsabilité partagée et que l’utilisation de l’outil entre dans la quotidien des collaborateurs. 

L’objectif est de faire de votre SMQ un véritable outil de management partagé.

6) Faire vivre la démarche 

Un outil de gestion de la qualité est un projet à long terme. Pour faire vivre la démarche dans le temps et maintenir l’efficacité du SMQ et de l’outil, vous devez : 

• organiser des revues de processus régulières
• assurer le suivi des actions
• maintenir vos référentiels à jour 
• utiliser l’outil pour animer vos réunions qualité et rendre la donnée vivante et exploitable pour renforcer la traçabilité

7) Améliorer en continue

Une fois le logiciel maîtrisé, passez à l’étape supérieure. Connectez les données de votre logiciel qualité à votre outil de Business Intelligence (BI). En croisant les données qualité avec les indicateurs de production ou financiers, vous offrez à votre Direction un véritable tableau de bord de pilotage de l’entreprise.

Les facteurs de succès et pièges à éviter

Penser que tout va se faire tout seul 

Il ne suffit pas de s’outiller pour faire de la qualité. En effet, il s’agit d’un sujet transverse et diffus dans l’organisation qui est l’affaire de tous. 

Certes, s’outiller va donner beaucoup de chances pour que la démarche fonctionne et va donner les moyens à une entreprise de la faire, mais ça ne va pas se faire tout seul. 

Quel que soit l’outil, il faut prendre en charge la démarche, la piloter avec les parties prenantes concernées. C’est indispensable d’embarquer tout le monde pour alimenter le système et le faire vivre. C’est à ce moment-là que vous obtiendrez un véritable ROI.

Penser que la démarche Qualité est quelque d’innée

En tant que professionnel de la Qualité, vous pensez peut-être que la Qualité est quelque chose qui va de soi, notamment le raisonnement qualité ou processus. Mais pour des personnes qui n’ont jamais été formé, cela peut être déroutant ou inutile au premier abord. 

C’est donc important de se mettre à niveau des collaborateurs, de leur faire comprendre les enjeux et d’adapter son discours pour éviter qu’ils ne voient la démarche Qualité comme une contrainte. 

Penser pouvoir lancer cette démarche seul 

Comme toute démarche, vous ne pouvez pas la lancer seul. Sans sponsor de la Direction ou des chefs de service vous aurez des moyens limités ainsi que moins de crédibilité. 

Sans soutien des chefs de service, vous aurez très peu de relais opérationnels. Vous devez vous appuyer sur une structure de gouvernance existante. 

Penser que l’IA peut remplacer un outillage qualité

Telle que l’IA est conçue aujourd’hui, elle ne peut pas faire vivre votre démarche qualité à votre place. Il est évidemment possible de s’appuyer dessus pour le traitement et l’analuse de données, qui viennent soutenir la démarche, mais elle ne permet ni de concevoir des processus ni de les optimiser en toute connaissance de cause avec une compréhension fine du terrain.

Elle ne peut pas non plus prendre de décision à votre place. 

L’IA est donc un excellent support d’analyse et de recherche, mais elle ne se substitue en aucun cas à un outil Qualité. 

Nous vous détaillons ces limites et ces usages dans un article dédié : Que doit-on attendre de l’IA pour la modélisation des processus métier ?

Image à la Une : Curated Lifestyle – Unsplash