Pour tirer pleinement parti d’une démarche processus, les organisations ne doivent pas naviguer à l’aveugle. Avant de se lancer dans la modélisation des processus, elles doivent réaliser un travail préliminaire que nous avons résumé en quatre grandes étapes : choisir le bon outil, définir la stratégie de l’entreprise, adapter le projet aux bénéfices attendus et s’accorder sur la méthode choisie, tout en impliquant les équipes métiers concernées.
Pour simplifier cette tâche, vous pouvez aussi vous doter d’un outil dédié à la modélisation des processus : PYX4 Process. Il vous accompagne dans la modélisation, la cartographie et le management de vos activités. L’objectif est de permettre une gestion structurée et collaborative de vos processus clés, en assurant leur pilotage, leur suivi et leur amélioration continue.
Nous serons ravis de vous accompagner dans cette démarche processus et de vous suivre tout au long de votre projet de modélisation des processus, en proposant des sessions de formation, des supports adaptés à vos activités, et des conseils personnalisés pour une meilleure appropriation de la méthode choisie.
Choisir le bon outil
Pour réduire le coût global du projet et maximiser ses chances de succès, l’organisation doit s’équiper d’un outil adapté et qui simplifie le travail de modélisation des processus, la gestion des flux d’informations entre les activités.
Pour faire le bon choix, il faut cependant répondre à quelques questions préalables comme par exemple celle du langage à utiliser. La norme internationale BPMN est largement utilisée dans le domaine du management par les processus, mais sa complexité peut freiner l’appropriation par les équipes de chaque métier.
Vous pouvez envisager des solutions alternatives, plus simples, qui vous permettront de démarrer plus facilement, en vous demandant si l’outil BPM choisi correspond bien au niveau de maturité de votre entreprise ? Comme pour le langage, il est inutile d’acquérir un logiciel complexe et surdimensionné si vous n’êtes pas en mesure de l’exploiter. Portez votre choix sur des solutions adaptées à votre contexte, faciles à mettre en place et concentrez vos efforts sur le contenu, les flux et une bonne compréhension de chaque métier.
Chez PYX4, nous avons opté pour la méthodologie Qualigram, reconnue pour sa richesse fonctionnelle, sa simplicité d’utilisation, sa méthodologie intuitive et l’optimisation du workflow. C’est dans cette logique que nous avons développé notre outil de cartographie des processus PYX4 Process qui permet de créer vos propres diagrammes, de définir des tâches, d’assigner les bons rôles aux bonnes personnes, de définir des bonnes pratiques et de piloter vos activités.
Définir la stratégie de l’entreprise et décliner des objectifs
Le référentiel de processus reflète l’organisation, ses savoir-faire et ses méthodes. C’est pour cela que la Direction doit être impliquée en amont du projet, car c’est à elle que revient la responsabilité de définir la mission, la stratégie et d’orienter le système de management dans la direction souhaitée.
Un même processus peut être modélisé, appliqué et piloté de manières très différentes en fonction des objectifs que la direction souhaite lui associer. Chaque entreprise est unique selon par sa mission, sa stratégie, et cela doit forcément transparaître dans ses processus.
Adapter le projet aux bénéfices attendus
Selon le Baromètre de la Qualité 2016, les organisations qui mettaient en place une démarche qualité en documentent leur processus le faisait d’abord pour améliorer l’efficience de leur structure (44%) mais aussi beaucoup (42%) pour répondre à un besoin de certification imposé par un client ou un marché.
Alors qu’aujourd’hui, selon le Baromètre de la Performance des organisations 2024, les répondants disent mettre en place une démarche qualité pour :
- améliorer la satisfaction des clients (61 %)
- améliorer la qualité des produits ou des services (50 %)
- harmoniser les modes de fonctionnement (32 %)
Le besoin de certification arrive, elle arrive en 4ᵉ position avec 29 % des réponses.
Ces nouvelles attentes demandent d’adapter la démarche pour répondre aux attentes. Pour améliorer la satisfaction client et la qualité des produits et des services, il est essentiel de penser des processus qui faciliteront le travail des collaborateurs : langage clair, niveau de détail pertinent et co-construction avec les équipes opérationnelles pour garantir leur engagement, mais aussi bonne définition des tâches et usage d’outils BPM adaptés. L’harmonisation des pratiques nécessitera, quant à elle, une forte implication transversale et l’usage d’outils collaboratifs.
Enfin, il faudra prendre le temps nécessaire pour définir de manière collaborative les bons indicateurs de performance pour chaque activité afin de pouvoir piloter et évaluer le process.
S’accorder sur la méthode
Modéliser les processus d’une organisation est un projet qui nécessite une forte implication des différents acteurs. Il est donc important, avant de se lancer, de cadrer cette démarche pour maximiser ses chances de succès.
On commencera par la modélisation du “as is”, c’est-à-dire le process tel qu’il est appliqué dans l’entreprise. Cela permet d’éviter le piège qui consiste à chercher directement à modéliser la “cible”, le process optimisé que l’on décrira dans un second temps.
Ensuite, il ne faudra pas forcément chercher la complétude, mais se concentrer sur la modélisation à valeur ajoutée, celle qui consiste à modéliser les processus critiques pour la structure ou pour lesquels un faible niveau de maturité laisse entrevoir d’importantes pistes d’amélioration.
L’adhésion des équipes métiers passera aussi par une formation adaptée à leur rôle et à leurs outils. Il est essentiel de rendre les équipes autonomes dans l’utilisation de l’outil BPMN ou de l’alternative choisie, afin d’assurer la pérennité de la gestion des processus.
Ces quatre étapes préliminaires vous donneront les bases pour mettre en place votre projet de modélisation de processus et vous permettront surtout de la pérenniser et la faire évoluer dans le temps.
Image à la Une : Lena Polishko – Unsplash
Contenu de l'article
