La démarche processus est de loin l’outil le plus efficace pour apporter de la transversalité, aligner les systèmes et l’organisation toute entière vers des objectifs stratégiques préalablement définis. Pour vous aider à mieux comprendre cette méthode et l’implémenter au sein de votre organisation, nos experts en gestion des processus ont rédigé pour vous le guide ultime du Management par les Processus.
Management par les processus : définition
Les entreprises ont besoin de guidance pour évoluer, maîtriser pleinement leurs processus et en faire de véritables outils de pilotage. C’est pourquoi nous parlons dans cet ouvrage de management par les processus plutôt que de management des processus.
Le management par les processus consiste à améliorer la performance globale de l’organisation en orientant ses activités vers la satisfaction du besoin des clients. C’est une méthode qui permet à toute organisation d’optimiser sa performance par la mise en place et le pilotage de processus efficaces.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est une suite d’actions qui détermine le “quoi faire” dans un ordre prédéfini. Il vise à transformer une ou plusieurs données d’entrée en une ou plusieurs données de sortie en créant de la valeur ajoutée grâce à l’implication de plusieurs métiers.
De manière globale, un processus rassemble l’ensemble des contributions effectué par les collaborateurs d’une organisation afin d’assurer la promesse faite au client.
Quel est l’intérêt du management par les processus ?
Dans un contexte “VICA” où règnent Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté, les managers doivent revoir leur mode d’organisation, casser les silos, se diriger vers plus de transversalité et d’agilité. Tel est l’intérêt du management par les processus.
De plus, toutes les organisations gagneraient à adopter une démarche processus le plus tôt possible, car cette dernière facilite grandement le travail en cas de bouleversement organisationnel. Le risque, si aucune démarche processus n’est en place, est de procéder à l’aveugle, sans voir ni être capable d’anticiper les conséquences.
Il est donc plus que temps d’initier ou d’optimiser une démarche processus au sein de votre organisation.
Quels sont les prérequis du management par les processus ?
Pour une mise en place efficace d’un management par les processus, nous vous conseillons de vous appuyer sur une structure de processus bien définie :
- une documentation détaillée des processus qui assurera une compréhension claire de leurs étapes et de leurs interactions de la part des collaborateurs
- une définition des interfaces entre les différents processus pour garantir une bonne coordination
- des liens entre eux pour mettre en lumière les synergies et les possibles optimisations
Si aucune démarche processus n’est en place, vous risquez de procéder à l’aveugle, sans voir ni être capable d’anticiper les conséquences.
Quelles sont les bonnes pratiques du management par les processus ?
Mettre en place un management par les processus c’est bien, le faire perdurer dans le temps c’est mieux. Ainsi, pour impliquer l’ensemble des acteurs concernés par cette démarche, et vous permettre d’adopter les bons réflexes et outils, voici nos 3 bonnes pratiques :
Mettre en place un système de management intégré (SMI)
Le principal objectif du SMI est de fusionner tous les domaines régis par des systèmes de management en une seule et unique organisation. Cela simplifie les opérations, diminue les conflits et évite la duplication de documents.
En centralisant les systèmes de management, les dirigeants peuvent identifier les processus non performants et les activités qui ont peu de valeur ajoutée pour la performance globale de l’organisation.
Impliquer tous les collaborateurs
Tous les collaborateurs doivent être convaincus de l’intérêt de l’approche processus. La meilleure manière de les impliquer est de leur montrer la valeur ajoutée qu’elle apporte. De plus, il est important que l’avancée de l’approche processus soit transparente pour tous et que chacun comprenne son importance et contribue à son avancée.
Mettre en place la démarche processus le plus tôt possible
Les bénéfices de l’approche processus sont multiples et pour en profiter, il est temps de l’implémenter au sein de votre organisation. Elle offre un retour sur investissement significatif et rapide, en permettant une meilleure productivité des équipes. N’attendez plus, il est grand temps :
Les bénéfices de l’approche processus sont multiples et pour en profiter, il est temps de l’implémenter au sein de votre organisation. Elle offre un retour sur investissement significatif et rapide, en permettant une meilleure productivité des équipes. N’attendez plus, il est grand temps :
Accroître la motivation et le sentiment d’appartenance
La démarche processus doit impliquer tous les collaborateurs, que ce soit le top management ou les fonctions opérationnelles. L’objectif est qu’elle joue un rôle de plus en plus grand dans l’implication et la motivation des équipes.
Casser les silos entre les équipes
Les processus, fondamentalement transverses aux équipes, permettent à tous les pôles de comprendre le besoin et le mode d’organisation des autres. Ainsi, la démarche processus a pour objectif de briser les silos en imposant une réflexion transverse.
Harmoniser les pratiques
Grâce à la définition des processus clés, l’organisation s’assure que les étapes à suivre et les façons de faire seront connues de tous.
Fluidifier les transferts de compétences
Les informations sont centralisées et disponibles pour permettre à n’importe qui de prendre le relais sans délai.
Quels outils utiliser pour la mise en place de ce type de management ?
Pour mettre en place un management par les processus, nous vous recommandons de vous doter en premier lieu d’un outil de cartographie des processus.
PYX4 Process offre la possibilité de modéliser, de visualiser et de documenter chaque étape des processus d’une organisation.
Outre l’aspect modélisation, PYX4 Process permet de clarifier les rôles et de déterminer les responsabilités de chaque acteur dans les processus modélisés. Enfin, il diffuse un référentiel personnalisé, favorisant la bonne compréhension des processus, mais aussi la pérennisation du savoir-faire. Il vous offre ainsi tous les prérequis nécessaires à la mise en place d’un management par les processus.
Découvrez toutes les mécaniques de mise en place d’une démarche par les processus pour en faire un véritable levier de performance et vous tourner vers l’atteinte des objectifs de votre organisation en téléchargeant gratuitement le Grand guide du Management par les Processus.
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